Ajouter un nouvel utilisateur employeur sur Desk RH ne se fait pas depuis la plateforme elle-même. La création passe par Silae Paie, dans un menu précis, avec des paramètres qui déterminent à la fois le périmètre d’accès et le mode d’authentification du futur utilisateur. Comprendre ce circuit évite les blocages les plus fréquents, notamment les invitations non reçues et les droits mal configurés.
Chemin de création dans Silae Paie : menu et prérequis techniques
La procédure ne démarre pas sur deskrh.fr. Les accès utilisateurs Desk RH sont créés depuis Silae Paie, dans le menu Relation Client > Tâches à réaliser > Création utilisateur. Ce point est documenté par le support Silae et représente la seule voie officielle pour générer un compte employeur.
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Avant de lancer la création, trois éléments doivent être réunis :
- Un accès administrateur ou gestionnaire sur le dossier Silae Paie concerné, avec les droits suffisants pour accéder au menu Relation Client.
- L’adresse e-mail professionnelle du futur utilisateur employeur, qui servira d’identifiant de connexion et recevra le lien d’activation.
- La définition préalable du périmètre : consultation seule, dépôt de documents, gestion des salariés. Ce choix de rôle conditionne ce que l’utilisateur verra une fois connecté à Desk RH.
Le formulaire de création demande de renseigner le nom, le prénom, l’adresse e-mail et le niveau de droits. Une fois validé, Silae envoie automatiquement un e-mail d’invitation au futur utilisateur.
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Compte DeskRH natif ou compte Microsoft : quel mode d’authentification choisir
Depuis 2024, Silae propose deux modes de connexion lors de la création d’un utilisateur employeur. Ce choix se fait au moment de l’invitation et ne peut pas toujours être modifié ensuite sans intervention du support.
| Critère | Compte DeskRH natif | Compte Microsoft (SSO) |
|---|---|---|
| Prérequis côté employeur | Aucun, une adresse e-mail suffit | Licence Microsoft 365 active |
| Gestion du mot de passe | Mot de passe propre à DeskRH | Mot de passe Microsoft centralisé |
| Sécurité renforcée | Dépend de la politique interne | MFA Microsoft applicable |
| Cas d’usage principal | TPE sans environnement Microsoft | PME/ETI équipées Microsoft 365 |
| Risque de blocage à l’activation | E-mail en spam, code expiré | Tenant Microsoft mal configuré |
Pour les entreprises équipées de Microsoft 365, l’authentification fédérée (SSO) simplifie la gestion des accès. L’utilisateur se connecte avec ses identifiants habituels, sans mot de passe supplémentaire à retenir.
En revanche, pour une TPE sans environnement Microsoft, le compte DeskRH natif reste le choix le plus direct. Le futur utilisateur reçoit un e-mail d’activation avec un lien temporaire et crée son propre mot de passe.
Configuration des droits utilisateur employeur sur Desk RH
La question des droits n’est pas un détail cosmétique. Elle touche directement à la conformité avec le principe de minimisation des données, encadré par la CNIL. Attribuer un accès trop large à un utilisateur qui n’a besoin que de consulter les bulletins crée un risque inutile.
Niveaux de droits disponibles
Desk RH permet de restreindre les permissions selon trois axes : consultation, dépôt et gestion des utilisateurs. Un responsable paie aura typiquement accès aux trois. Un dirigeant qui veut simplement vérifier les bulletins avant envoi n’a besoin que de la consultation et de la validation du publipostage.
Le publipostage en mode « Manuel » impose justement qu’un utilisateur employeur valide l’envoi des bulletins depuis Desk RH avant leur distribution aux salariés via eDocPerso. Sans validation côté employeur, les bulletins restent en attente et ne parviennent jamais aux collaborateurs.
Rattachement multi-SIREN
Un même utilisateur employeur peut être rattaché à plusieurs numéros SIREN. Cette configuration est fréquente dans les groupes ou les structures multi-établissements. Le rattachement se gère depuis Silae Paie en associant le même e-mail à plusieurs dossiers.
Le piège classique : créer un second compte avec une adresse différente pour le même utilisateur, ce qui génère des doublons et complique la gestion des accès.
Problèmes d’activation : diagnostic des blocages fréquents
Les retours terrain montrent une hausse nette des demandes de support liées aux invitations et activations de comptes depuis fin 2024. Trois situations reviennent de manière récurrente.
- E-mail d’activation non reçu : vérifier le dossier spam ou courrier indésirable, puis contrôler que l’adresse saisie dans Silae Paie est correcte. En cas de serveur de messagerie restrictif, ajouter le domaine expéditeur Silae en liste blanche.
- Code d’activation périmé : le lien a une durée de validité limitée. Si l’utilisateur ne clique pas dans le délai imparti, il faut renvoyer l’invitation depuis Silae Paie via la fonction de renvoi d’invitation.
- Confusion entre adresse professionnelle et personnelle : l’adresse utilisée à la création devient l’identifiant permanent. Utiliser une adresse personnelle pour un accès employeur pose des problèmes de continuité en cas de départ du collaborateur.
Pour chacun de ces cas, la correction se fait côté Silae Paie, pas depuis l’interface Desk RH. L’employeur ou le gestionnaire de paie doit revenir dans le menu de création utilisateur pour relancer ou modifier l’invitation.
Archivage à valeur probante et rôle de l’utilisateur employeur
Desk RH n’est pas un simple espace de stockage. La plateforme fonctionne comme un coffre-fort électronique garantissant un archivage à valeur probante des bulletins de paie. Cette valeur probante signifie que les documents archivés sont juridiquement opposables, à condition que la chaîne de distribution soit respectée.
L’utilisateur employeur joue un rôle actif dans cette chaîne. C’est lui qui valide le publipostage, qui s’assure que les bulletins sont bien distribués, et qui peut vérifier le statut de réception côté salarié. Créer un utilisateur employeur sans définir clairement son rôle dans ce processus revient à laisser un maillon manquant dans la conformité documentaire.
La distinction entre Desk RH (espace employeur) et eDocPerso (espace salarié) mérite d’être clarifiée dès la configuration. L’employeur consulte et valide sur Desk RH, le salarié récupère ses documents sur eDocPerso. Les deux interfaces sont liées mais leurs accès sont strictement séparés.
Le point à retenir pour toute création d’utilisateur : la procédure technique prend quelques minutes dans Silae Paie, mais les choix faits à ce moment (mode d’authentification, niveau de droits, adresse e-mail) conditionnent la fluidité de l’ensemble du circuit de distribution des bulletins pendant toute la durée d’utilisation du compte.
